حياة أكثر

هل تعاني من كثرة المهام الطارئة ؟

نعاني جميعًا بشكل أو آخر من كثرة المهام الطارئة التي تتسبب في أننا قد نقدّم العمل بصورةٍ سيّئة، أو أن ننسَى بعض المهام التي كان علينا القيام بها. ونجد أنفسنا أمام كمٍّ كبير من المهام التي لم تنتهِ بعدُ في كلّ مرةٍ نقابل فيها موعدًا نهائيًا. إليك أربع نصائح تساعدك على زيادة الإنتاجية
والسبب هو عدم النظام. فنوقِعُ أنفسنا في كثير ٍمن المشكلات؛ فضيق الوقت يوتّرنا، وقد لا نستطيع التركيز بشكلٍ كافٍ في العمل، أو أننا نضطر إلى القيام بالعمَل “كيفما اتّفق”؛ فلا وقت لدينا للمراجعة أو التدقيق، وقد نضطر أحيانًا للسهر لإتمام ما أخّرناه، فلا ننام جيّدًا ولا نستطيع القيام بمهام اليوم التالي بشكل مناسب. كما أنّنا لا نعرف أصلًا كيف سيكون الحال عندما نقرر أخيرًا أن نقوم بالعمل، قد يحتاج العمل إلى الاتصال بالإنترنت مثلًا وربما انقطع التيّار الكهربائي! أو أن تكون هناك حالة طارئة عليك أن تتعامل معها، ولن تستطيع إكمال المهمة.

إليك هذه الخطوات البسيطة التي قد تساعدك على تنظيم أفضل لوقتك، وبالتالي زيادة الإنتاجية بشكل ملحوظ:

أولًا: لا تستخدم عقلَك لحفظ المهام التي عليك القيام بها.

عقلُك يمرّ كلّ يومٍ بالملايين من المعلومات. لا تسقط في فخّ “سأتذكّر أن أفعل كذا لاحقًا”. لن تتذكّر. اكتب كلّ ما عليك القيام به في ورقة أو على هاتفِك. وتذكّر فقط أن تنظر في هذه الورقة كلّ بضع ساعات.

ثانيًا: اجعل قائمة مهامِك أسبوعية، وليست يوميّة.

إنك حين تضع المهام اليوميّة، أنت تركّز فقط على الأمور الطارئة (أمور مهمّة وعاجلة أيضًا). هكذا ستجد أنّك كعامل إطفاء الحريق، لا تكاد تخمدُ واحدًا حتى تُسارع لإخماد آخر. حياةٌ مرهقة لا راحة فيها.

ولكنّك عندما تجعل قائمة المهام أسبوعية، ستحصي الأشياء الهامّة التي عليك أن تخرج بها من هذا الأسبوع. وتستطيع، لأن لديك الكثير من الوقت، أن تقوم بتوزيع المهام بشكلٍ مناسب على أيام الأسبوع. سيكون هناك أمورٌ طارئة بالطبع، ولكن لأنّك ترى الصورة المجملة بوضوح، سيسهُل عليك أن تضع الأمور الطارئة في أماكنها المناسبة.

ثالثًا: ركّز قائمة مهامِك اليوميّة على  ثلاثة أمور رئيسة فقط.

لا تكتب قائمةً من 17 عنصرًا عليك أن تقوم بهم اليوم! لا تشتّت عقلك في كل هذه الأشياء. ركّز على ثلاثة مهام فقط. قد تكون هذه المهام الرئيسة هي أشياء ستأخذ الكثير من وقتِك، فلا يمكنك إهمالها، أو أشياء هامّة جدًا ستترتّب عليها نتائج كبيرة.

أعرفُ أنّ علينا أن نُنجِزَ أكثر من ثلاثة مهام في اليوم، ولهذا هناك رابعًا.

رابعًا: استخدم هاتفَك لتذكيرك بالمهام الفرعية.

قد يكون لديك مكالمات عليك القيام بها، أو رسائل هامّة يجب أن ترسلها. مثل هذه الأشياء يمكنك أن تستخدم هاتفَك في تذكيرك بها. اضبطه على أوقات معيّنة لتذكيرك بالمهام الصغيرة، التي غالبًا لن تتطلّب وقتًا طويلًا للقيام بِها.

هل لديك سؤال؟

اتركه في التعليقات وتسعدنا مناقشتك.